Krok 13. O czym nie może zapomnieć fundraiser

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on pinterest
Pinterest

System zarządzania kontaktami

Żeby skutecznie prowadzić swoje działania fundraisingowe, niezbędne okazuje się posiadanie własnej bazy. Ma nam ona pomóc w trosce o dobre relacje z naszymi Darczyńcami, Sponsorami, dziennikarzami. Na początku, póki nasza baza Donatorów nie jest jeszcze duża wystarcza jak najbardziej plik excelowy. Z czasem, gdy się jednak rozrośnie niezbędny może okazać się profesjonalny CRM (ang. customer relationship management), a więc system zarządzania kontaktami z klientem. W przypadku organizacji pozarządowych klientem jest oczywiście Darczyńca. Początkowa baza w Excelu mogłaby wyglądać np. tak.

Przykładowa baza Darczyńców

 

Każdy plik powinien odpowiadać danemu rokowi. W kolumnach można umieścić następujące dane: Lp, data darowizny, imię i nazwisko, adres, kod pocztowy i miejscowość, darowizna, telefon, email i adnotacja dotycząca tej osoby. W kolumnie daty warto dodawać także informacje jeśli wpłata przyszła poprzez system online z Polski lub z zagranicy. Adres proponuję rozdzielić na ulicę i kod pocztowy z miejscowością, gdyż ułatwi nam to później zadanie, gdy będziemy chcieli zrobić korespondencję seryjną do wydruku etykiet przy wysyłce listów. Wiadomo, że nie wszystkie pola będą zawsze uzupełnione, bo przecież nie do każdego uda nam się pozyskać np. telefon. W kolumnie adnotacja umieszczamy wartościowe informacje, które przydadzą nam się przy następnym kontakcie. Np. tak jak na widocznym screenie w pierwszym wierszu: „spotkałem się z Panem Janem. Czeka go operacja w październiku. Przy następnym kontakcie zapytaj czy wrócił już do zdrowia”.

Miesiące proponuję rozdzielać grubą kreską i sumować wszystkie zdobyte darowizny. Później będziemy mogli dzięki temu wyciągać wnioski i porównywać te dane z innymi. Arkusze w pliku z kolei można sobie podzielić na subkonta organizacji, jeśli posiadamy więcej niż jedno konto. Taka baza jest oczywiście dobra, ale do działań początkowych lub w przypadku, gdy wpada nam na razie niewiele wpłat. Z czasem jedynym rozwiązaniem może być profesjonalny program CRM. Fajnie jeśli posiadałby funkcję, dzięki której fundraiser byłby powiadamiany w cyklicznych odstępach czasu o tym, że najwyższy czas, aby spotkać się z Darczyńcą.

 

Pasja i naturalność

Pewnego dnia otrzymaliśmy maila takiej treści:

„Mam na imię Andrzej i jestem jednym z organizatorów Obozu św. Jana Bosko. Od kilku lat wraz ze znajomymi raz w roku spinamy nasze musculus gluteus maximus i staramy się zrobić coś dobrego dla innych. Z powodzeniem organizujemy w naszym mieście wyjazdy wakacyjne dla dzieciaków z rodzin, które w oficjalnych komunikatach określa się jako <zagrożone wykluczeniem>. Poprzednie edycje dowiodły, że dzieciom są te wyjazdy potrzebne, że dla niektórych z nich ten ledwie tydzień wakacji robi różnicę, że warto im poświęcać tak zupełnie nieracjonalną ilość czasu na przygotowanie Obozu. W tym roku planujemy zabrać do Istebnej 160 dzieciaków, z czego ok. 1/3 z nich będzie finansowana ze źródeł zewnętrznych.
Szukam darczyńców, którzy mogliby ufundować wyjazd dla naszych dzieci. Piszę do Ciebie z zapytaniem, czy wraz z chłopakami z GFA będziecie skłonni by przeznaczyć na ten cel 370 zł i wysłać z nami na wakacje jedno dziecko – Ewelinę. Dziewczyna ma 12 l., drobne problemy w szkole, przetarty plecak po bracie i sporo starszych kolegów, którzy dali się już poznać ochroniarzowi w pobliskiej Biedronce. Pamiętam jak trzy lata temu, na jej pierwszym Obozie, straszyła mnie, że ci ostatni mnie wkrótce znajdą, a w zeszłym roku sama zaczepiała nas w autobusie pytając, czy i w tym roku będzie mogła z nami pojechać.
Takim dzieciom jak Ewelina poświęcam od kilku lat dwa tygodnie swojego urlopu i dosłownie setki godzin na etapie przygotowań wyjazdów. Sam nie mogę jednak dać im więcej niż swój czas i zaangażowanie. Pomyślałem więc, że być może będziesz(cie) w stanie poświęcić temu 2 min. swojego cennego czasu wykonując przelew w dowolnej kwocie na konto Fundacji Światło-Życie (formalnego organizatora Obozu).”
Ja już wpłaciłem 50 zł. Gdybyście i Wy chcieli się dorzucić, to dane są takie (…)”

Urzekający list, prawda? Bije od niego autentyzmem i prostotą. To bardzo ważne elementy gdy fundraiser spotyka się z potencjalnym Darczyńcą, gdy pisze do niego maila, czy list. Trudno jest odmówić człowiekowi, które żyje tym co robi. Mówimy o takich ludziach, że pracują z powołania. Jeśli wzięlibyśmy na warsztat tego maila, to jasno możemy stwierdzić, że Andrzej na pewno nie zapomniał o takich rzeczach:

• kim jest i kogo reprezentuje
• dotychczasowe sukcesy
• prosty język / naturalność
• plany / wizja końca
• list w relacji ja – Ty
• ile potrzeba
• konkretny adresat pomocy
• best story / historia Eweliny
• konkretna prośba
• pokazanie, że inni też pomagają

Oczywiście nie chodzi o to, aby za wszelką cenę wykorzystać wszystkie z tych elementów przy pisaniu listu czy w rozmowie. Ważne, aby umiejętnie zastosować je i odnieść do swojej działalności. Niech to będzie tekst lub rozmowa naturalna, a nie schematyczna automatyka fundraisingowa.

 

Akcja generuje koszty

Im dłużej siedzę w fundraisingu, tym bardziej przekonuje się o słuszności pewnego stwierdzenia. A mianowicie, że im więcej MĄDRZE zainwestujesz, tym więcej Ci się zwróci. Trzeba mieć świadomość, że profesjonalizacja działań fundraisingowych wymaga kosztów i basta. Kto tego nie zrozumie, będzie babrał się w swoim bajorku uprzedzeń. Stworzenie logo kosztuje. Stworzenie strony www tak samo. Wysłanie listów również. Korzystanie z platformy newsletterowej także, itd. Grunt to testowanie tego co w naszym przypadku najlepiej się sprawdza. Nie oznacza to oczywiście, że bez pieniędzy niczego nie da się zrobić, ale mądre, podkreślam MĄDRE inwestycje zwracają nam się z nawiązką.

 

Pokaż, że NGO to ludzie

Darczyńcy niechętnie przekazują pieniądze na abstrakcyjne hasła. Wolą obdarowywać ludzi. Dlatego zrób wszystko, aby odbiorca zobaczył, że o pieniądze prosi go człowiek, a nie szyld. Natura ludzka jest taka, że relację chcemy nawiązywać z osobami. Tu działają wszystkie zmysły, co niemożliwym jest w innym przypadku. Dlatego np. warto w stopce swojego maila umieścić zdjęcie. Pokazać kto kryje się za wiadomością. Kim jest nadawca. Oprócz zdjęcia warto podać imię, nazwisko i telefon. Zawsze jeśli pojawią się jakieś pytania, to będziemy mogli na nie odpowiedzieć. Podnosi się nasza wiarygodność. W związku z tym nie wyobrażam sobie, aby email fundraisingowy był pozbawiony tych elementów. Wówczas sami podcinamy sobie nogi. Utrudniamy sobie zadanie. Daje pretekst do podejrzewania nas o jakiś przekręt.

 

Wykorzystuj okazje do fundraisingu

Przykład pierwszy z brzegu. Czy na Twojej wizytówce widnieje wezwanie do wpłaty? Nieważne czy zachęca ono do zostania Darczyńcą regularnym, czy prosi o przekazanie 1% podatku. Ważne, abyśmy takie powierzchnie wykorzystywali i nie tracili własnego potencjału zasobów, którymi dysponujemy. A może masz biuro swojej organizacji w atrakcyjnej lokalizacji miasta? Zastanów się czy nie można byłoby zawiesić jakiegoś baneru lub bilboardu na zewnątrz? Wykorzystaj setki lub tysiące osób, które przechadzają się tędy w ciągu doby.

Jeszcze innym sposobem na to, aby zbierać środki niekonwencjonalnie jest pomysłowość w fundraisingu. Jeśli nie przychodzi nam na myśl żaden ze sposobów na wykorzystanie w pełni obecnych zasobów, to może sami je stwórzmy. Może zaprojektuj koszulkę z chwytliwym i oryginalnym hasłem, które zachęci ludzi do wejścia na Twoją stronę. Zamów ich setki i obdaruj wszystkich współpracowników i wolontariuszy. W internecie są dziesiątki takich portali, które dają nam taką możliwość. Załóż ją lub przykryj marynarką i udaj się na kilka spotkań z potencjalnymi Sponsorami. Sprawdź jaka będzie reakcja. I jak zawsze testuj, testuj, i jeszcze raz testuj, i na końcu wyciągaj wnioski.

Jeśli ten wpis był dla Ciebie wartościowy i przydatny, to proszę podaj dalej 😉

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on pinterest
Pinterest
MICHAŁ OSIEJ
MICHAŁ OSIEJ

Absolwent Wydziału Prawa i Administracji UKSW oraz Wydziału Zarządzania UW

Dodaj komentarz

Najnowsze wpisy